Apoyo a la gestión editorial para revistas Ulima

1. Sobre la revista Las revistas indizadas en SciELO deben presentar la siguiente documentación mínima:
   • Título, ISSN en línea, fecha de creación, títulos anteriores si es el caso;
   • Nombre de la entidad o entidades responsables legalmente;
   • Estatuto y/u otro documento, de la autoridad competente, sobre la institucionalidad de la revista;
   • Modelo de financiamiento;
   • Misión de la revista;
   • Cobertura temática codificada de acuerdo con la clasificación adoptada por SciELO Perú;
   • Resumen histórico, comprendiendo el origen y principales hitos en el desarrollo de la revista, destacando las indizaciones alcanzadas;
   • Licencia Creative Commons de publicación en Acceso Abierto;
   • Instrucciones para los autores.
2. Instrucciones para los autores: Las normas deben incluir por lo menos las siguientes características de política y gestión editorial:
   • Tipos de documentos, alcance y priorización de las investigaciones susceptibles de evaluación para publicación;
   • Criterios de aceptación de manuscritos preprints;
   • Estructura de los textos;
   • Normas bibliográficas adoptadas para citas y referencias bibliográficas a otros textos, datos de investigación, métodos y programas de computadora;
   • Directrices sobre guías de publicación y registros previos de la investigación;
   • Criterios de autoría;
   • Directrices sobre conflictos de interés, plagios y otros aspectos éticos;
   • Descripción del procedimiento de evaluación;
   • Derechos del autor sobre el artículo publicado;
   • Costos de publicación o presentación, y política de exención.
3. Flujo editorial: El flujo de la gestión de los manuscritos adoptado por la revista debe estar debidamente documentado, incluyendo las etapas de procesamiento desde la recepción hasta la decisión final y los actores involucrados. Las excepciones al flujo regular también deben documentarse, como por ejemplo una evaluación acelerada cuando las circunstancias lo justifiquen. En el caso de suplementos o dosieres, las responsabilidades y el flujo editorial deben ser especificados, sea en la editorial o en la introducción al dosier.
4. Composición del equipo editorial: Las revistas pueden adoptar diferentes estructuras y denominaciones de instancias de gestión editorial. Sin embargo, estas estructuras y las funciones que realizan deben estar documentadas formalmente y actualizadas periódicamente/anualmente.
   • Editores-jefes: Para cumplir con los requisitos de indexación, una revista debe contar con uno o más editores-jefes, ya sean nacionales o internacionales, que sean investigadores reconocidos en el área temática de la revista. Estos editores deben tener su afiliación institucional y currículum actualizado disponibles en línea, y se recomienda que cuenten con un identificador ORCID. En el caso de editores peruanos, es necesario que referencien su hoja de vida registrada en CTI vitae. Los editores son responsables de la política y gestión editorial, así como del desempeño general de la revista. Además, aunque la revista esté en la etapa de coordinación editorial, puede contar con viceeditores o editores adjuntos para apoyar en la gestión editorial.
   • Cuerpo de editores asociados o de sección: Para garantizar una adecuada gestión del flujo de evaluación de manuscritos, cada revista debe contar con uno o más grupos de editores, como editores asociados o de sección, que colaboren activamente con el editor jefe en la selección e interacción con evaluadores y autores. Los editores asociados o de sección deben ser listados si contribuyen sistemáticamente a la evaluación de manuscritos, aunque algunas revistas peruanas los denominen "comité editor". Los editores ad hoc deben ser listados por separado. Se recomienda promover la apertura y transparencia del proceso de evaluación publicando el nombre de los editores asociados al inicio o al final de los artículos. Los editores deben ser investigadores reconocidos en su área, con currículums actualizados y disponibles en línea, y contar con ORCID; los editores peruanos deben referenciar su hoja de vida en CTI vitae. Además, desde 2022, se busca maximizar la internacionalización del cuerpo editorial, estableciendo porcentajes mínimos y recomendados de editores con afiliación extranjera según la disciplina: 20% para agrarias e ingenierías (recomendado 30%), 25% para biológicas, exactas y de la Tierra (recomendado 50%), 15% para humanidades, lingüística, letras y artes (recomendado 25%), y 25% para salud y sociales aplicadas (recomendado 30% y 25%, respectivamente).
   • Editores honorarios: Los nombres deben ser listados por separado bajo denominación correspondiente que evidencie que no actúan como editores en la gestión de los manuscritos.
   • Consejo Editorial: El consejo editorial tiene la función de asesorar a la institución responsable de la revista, al editor jefe y a los editores asociados, así como de evaluar el desempeño de la revista y elaborar recomendaciones sobre políticas editoriales, visibilidad e innovaciones para su mejora. Este consejo debe estar compuesto por científicos reconocidos en el área, y los editores asociados pueden formar parte de él o participar en sus reuniones. El equipo editorial debe reunirse periódicamente, ya sea de forma presencial o en línea. Además, la composición del equipo editorial y sus actividades en el proceso de arbitraje de manuscritos deben registrarse en el sistema de gestión de manuscritos adoptado por la revista, conforme a las directrices establecidas. Cualquier cambio en la estructura y composición de la gestión editorial debe ser informado al Comité SciELO Perú para que se actualice la información de la revista en la interfaz de SciELO Perú.

Las revistas pueden publicar artículos en un solo idioma, en varios idiomas simultáneamente, o algunos artículos en diferentes idiomas, con otros publicados en más de un idioma al mismo tiempo. Las versiones multilingües de los artículos deben tener su propio identificador DOI. Cada artículo debe incluir título, resumen y palabras clave tanto en el idioma original del texto como en inglés, si el inglés no es el idioma original. La correcta utilización del idioma, la calidad de las traducciones y el empleo de una lista controlada de palabras clave son aspectos positivos en la evaluación. Además, se recomienda el uso de resúmenes estructurados para ciertas áreas temáticas.

Se sugiere que el nombre del editor responsable del proceso editorial de un artículo sea registrado en el artículo final. Los procedimientos adoptados deben estar claramente especificados en las instrucciones para los autores y aplicarse igualmente a números especiales y secciones de dosier. El proceso de arbitraje debe ser transparente y documentado, con el autor teniendo siempre acceso al estado de avance de la evaluación. Los artículos aprobados deben incluir las principales fechas del proceso de evaluación, edición y publicación, con las fechas completas (día, mes y año) de recepción y aprobación del manuscrito. La alineación con las prácticas de la ciencia abierta, efectiva a partir de enero de 2022, promoverá mejoras en la gestión de manuscritos. El autor corresponsal deberá informar sobre el alineamiento de la investigación y la conformidad del manuscrito con las prácticas de ciencia abierta, mientras que los procedimientos, guías y formularios de revisión por pares deberán ser compatibles con estas prácticas y con las instrucciones para los autores.

1. Sistema o servicio de gestión de evaluación de manuscritos: Las revistas indizadas en SciELO deben gestionar y operar la evaluación de los manuscritos mediante un sistema de gestión en línea validado por SciELO. El sistema de gestión de manuscritos debe registrar los datos del autor correspondiente y de los demás autores, incluyendo correo electrónico y número de registro ORCID. Debe habilitar el envío de archivos complementarios al manuscrito y comenzar el proceso de envío con un formulario (checklist) que detalle los requisitos que el manuscrito debe cumplir para proceder con la evaluación. El sistema debe registrar el proceso de evaluación con énfasis en las recomendaciones de editores y revisores, y permitir que el autor siga en línea la evolución del manuscrito, indicando las fechas de inicio y fin de cada etapa. Debe interoperar con sistemas de control de plagio, servicios de cobro de tasas de publicación, servidores de preprints y repositorios de datos de investigación. También debe ofrecer la opción de revisión por pares abierta y proporcionar estadísticas detalladas sobre el proceso de evaluación, incluyendo el número de manuscritos recibidos, rechazados en la primera evaluación, enviados a editores asociados o dictámenes, y el resultado final de aprobados y rechazados. Las estadísticas deben desglosarse por origen geográfico e institucional de los autores, idioma y áreas temáticas, y también debe proporcionar datos sobre la duración de cada etapa del procesamiento de los manuscritos.
2. Tiempo promedio de procesamiento de manuscrito: Máximo de hasta 6 (seis) meses, considerando el tiempo entre las fechas de presentación y de decisión final en cuanto a la publicación, y de hasta 12 (doce) meses, considerando el tiempo entre las fechas de envío y publicación del manuscrito. Puede lograrse considerando la publicación anticipada de los manuscritos. El envío de manuscritos debe estar disponible de forma continua.
3. Internacionalización de la evaluación de manuscritos: Es prioritario maximizar la participación de investigadores afiliados a instituciones extranjeras entre editores y revisores, de acuerdo con el área temática de la revista. Se establecen los siguientes porcentajes mínimos y recomendados de manuscritos evaluados por revisores con afiliación extranjera: en agrarias, mínimo del 25% y recomendado del 30%; en biológicas, mínimo del 30% y recomendado del 40%; en ingenierías, mínimo del 30% y recomendado del 40%; en exactas y de la Tierra, mínimo del 30% y recomendado del 40%; en humanidades, mínimo del 20% y recomendado del 25%; en lingüística, letras y artes, mínimo del 20% y recomendado del 25%; en salud, mínimo del 25% y recomendado del 30%; y en sociales aplicadas, mínimo del 20% y recomendado del 25%.
4. Buenas prácticas en comunicación científica: Las buenas prácticas éticas en la comunicación científica son esenciales para las revistas debido a su papel en la validación de la investigación. Estas prácticas deben aplicarse rigurosamente en la gestión de la revista y en sus procedimientos editoriales, con un enfoque especial en las relaciones con los autores y en la evaluación de sus manuscritos. Las revistas indexadas en SciELO Perú deben especificar en sus instrucciones para los autores su compromiso con estas prácticas éticas, abarcando tanto las condiciones que los manuscritos deben cumplir en términos de ética de la investigación y comunicación, como las políticas de la revista para la identificación y gestión de la mala conducta, incluyendo la aceptación y manejo de denuncias relacionadas. SciELO recomienda que las revistas adopten la "Guía SciELO de Buenas Prácticas para el Fortalecimiento de la Ética en la Publicación Científica" y los "Principios de Transparencia y Buenas Prácticas en las Publicaciones Académicas" recomendados por el Committee on Publication Ethics (Comité de Ética de las Publicaciones - COPE), el Directory of Open Access Journals (Directorio de Revistas de Acceso Abierto - DOAJ), la Open Access Scholarly Publishers Association (Asociación de Editores Académicos de Acceso Abierto - OASPA) y la World Association of Medical Editors (Asociación Mundial de Editores Médicos - WAME).

La periodicidad, puntualidad y número de artículos publicados anualmente son indicadores clave del flujo de producción editorial de una revista y de la producción científica en su área temática. Se prefiere la publicación continua, ya que permite una mayor flexibilidad y actualización más frecuente. Para las revistas que optan por la forma tradicional de publicación en ediciones periódicas, es esencial que se comprometan con los autores a publicar los artículos al inicio o antes del período de cada edición. El flujo de producción editorial recomendado debe considerar únicamente los artículos que cumplen con la tipología definida, que abordan el carácter científico, los tipos y la estructura de los documentos.

Las revistas deben especificar en las instrucciones a los autores las reglas que siguen para la estructuración y presentación de manuscritos, sus elementos y materiales complementarios. En general, estos estándares dependen de áreas temáticas y tipos de documentos.

1. Textos en XML – SciELO Publishing Schema: Todos los tipos de documentos publicados por las revistas SciELO deben estructurarse en formato XML (JATS), lo que incluye la identificación de la estructura del artículo, los elementos bibliográficos para indización y bibliometría, y el texto del artículo con notas, fórmulas, tablas, figuras, diagramas, mapas, referencias bibliográficas y agradecimientos. Las citas y referencias bibliográficas deben adherirse a normas nacionales o internacionales pertinentes al área temática de la revista, y este estándar debe ser especificado en las instrucciones para los autores y aplicado en la versión final del artículo. SciELO considera los archivos XML y las imágenes como la fuente original de los artículos para su referencia y conservación.
2. Autoría. Identificación de autores, su afiliación institucional y contribución: Los documentos publicados por las revistas SciELO Perú deben registrar los nombres de los autores acompañados de los respectivos identificadores ORCID únicos y sus afiliaciones institucionales. Los correos electrónicos de todos los autores deben acompañar la presentación de los manuscritos.
3. Identificación ORCID: Todos los autores de las revistas SciELO Perú deben consignar su respectivo ID de ORCID. Además de contribuir a la identificación correcta de los autores en los procesos de gestión de proyectos y producción científica, el ORCID iD también ayuda a verificar la integridad de la investigación y la autoría.
4. Afiliación de autores: La afiliación geográfica de los autores debe incluir tanto la ciudad como el país, y los autores pueden tener más de una afiliación institucional. En caso de que los autores no tengan ninguna afiliación, deben ser identificados como investigadores independientes. Las revistas que limitan las afiliaciones de los autores a una sola institución o área geográfica no serán consideradas para evaluación. Los autores en Perú deben tener su afiliación registrada en CTI Vitae, mientras que los autores extranjeros deben usar ORCID. La presentación de la afiliación debe ser uniforme en todos los documentos, siguiendo el formato recomendado: la identificación del grupo de afiliaciones debe ir justo debajo de los nombres de los autores, y las diferentes afiliaciones deben estar vinculadas mediante etiquetas cuando sea necesario. Los nombres de las instituciones deben incluir las unidades jerárquicas correspondientes en orden descendente, como universidad, facultad y departamento, sin incluir títulos o mini currículums de los autores, que deben publicarse por separado. La dirección del autor corresponsal puede presentarse al final del artículo. Los nombres de las instituciones y programas deben escribirse en su totalidad y en el idioma original o en inglés si la escritura no es en latín, sin traducir los nombres propios. Además, se deben incluir los identificadores ORCID de los autores. Para maximizar la internacionalización, las revistas que publican artículos con la mayoría de las afiliaciones de una sola institución o región geográfica no serán admitidas. Los porcentajes mínimos y recomendados de autores con afiliación institucional extranjera varían según el área temática, siendo: en agrarias, mínimo del 15% y recomendado del 30%; en biológicas, mínimo del 30% y recomendado del 40%; en ingenierías, mínimo del 30% y recomendado del 40%; en exactas y de la Tierra, mínimo del 30% y recomendado del 35%; en humanidades, mínimo del 20% y recomendado del 25%; en lingüística, letras y artes, mínimo del 20% y recomendado del 25%; en salud, mínimo del 25% y recomendado del 35%; y en sociales aplicadas, mínimo del 20% y recomendado del 25%.

Las revistas indexadas en SciELO Perú deben cumplir con varios requisitos para asegurar su visibilidad y calidad en la comunicación científica. Primero, deben estar catalogadas con uno o más identificadores ISSN y en el Directory of Open Access Journals (DOAJ), lo que indica el cumplimiento de buenas prácticas editoriales. Todos los artículos deben tener identificadores DOI, preferiblemente proporcionados por Crossref, y estos deben ser exhaustivos, incluyendo metadatos completos como los elementos bibliográficos frontales y las referencias citadas, que deben ser accesibles para cualquier usuario o servicio. El enlace al texto completo del artículo en el DOI debe incluir la URL en la Colección SciELO Perú y cualquier otra URL relevante. Los artículos multilingües deben contar con diferentes DOI para cada versión, y se recomienda usar el elemento Crossmark para registrar nuevas versiones o cambios. Además, el DOI debe estar claramente especificado en los textos XML y PDF enviados a SciELO Perú. La revista también debe demostrar un número creciente de citas recibidas en índices bibliográficos relevantes, lo que debe ser compatible con el área temática y contribuir al rendimiento del conjunto de revistas en esa área. Google Scholar se utiliza como referencia común para revistas con más de cinco años de existencia, y la admisión se favorece cuando la revista incrementa el rendimiento del conjunto de revistas indexadas en su área temática.

La adopción y mejora de las metodologías y prácticas de comunicación científica son fundamentales para las revistas de SciELO Perú. Esto incluye la promoción del acceso abierto, la incorporación de preprints como el inicio del flujo de producción del artículo y la gestión de datos de investigación, códigos de programas y otros materiales subyacentes a los artículos. La transparencia y apertura del proceso de evaluación de manuscritos también son cruciales, así como la difusión pública de la investigación y la interoperabilidad con el flujo global de información científica. A partir de 2021, todas las revistas de SciELO Perú deben ajustar su gestión editorial para aceptar manuscritos previamente depositados en servidores de preprints certificados y ofrecer opciones para abrir el proceso de revisión por pares. Desde 2022, se exige que los manuscritos citen y hagan referencia a los datos, códigos y otros materiales subyacentes a los artículos, los cuales deben estar disponibles en acceso abierto.

1. Acceso abierto a los artículos: Todas las revistas y artículos indexados en SciELO se publican en acceso abierto bajo la modalidad dorada, cumpliendo con tres criterios esenciales: el tipo de licencia para el acceso a los artículos, los derechos de autor y la indización apropiada. Desde 2015, la licencia estándar adoptada por SciELO es la CC-BY (Creative Commons Attribution) para el texto completo de los artículos y CC0 (Creative Commons Zero o dominio público) para los metadatos. Es obligatorio que el texto de los artículos en PDF y XML incluya una indicación de la licencia CC-BY para asegurar su lectura por máquinas y humanos. Los metadatos de los artículos, preparados a partir de los archivos XML, están disponibles con una licencia CC0 y se presentan en dos composiciones: la primera incluye los elementos bibliográficos de la parte frontal del artículo, utilizados para el control bibliográfico, indización, referencia e interoperabilidad, y la segunda abarca las referencias bibliográficas de los documentos citados en el texto, que se enumeran al final del artículo para indización e interoperabilidad. Además, como se les pide a los autores que autoricen formalmente la publicación de sus artículos en acceso abierto bajo la licencia CC-BY, las revistas de SciELO Perú pueden optar por mantener los derechos de autor con los autores y registrar esta condición como parte del texto del artículo. Algunas políticas de acceso abierto, como el Plan S de la Comunidad Europea, requieren que las revistas mantengan los derechos de autor con los autores. Un ejemplo del registro de copyright puede ser: "Copyright © 2020 Perez et al. Este es un artículo de acceso abierto distribuido bajo la Licencia de Atribución Creative Commons que permite el uso, distribución y reproducción sin restricciones en cualquier medio, siempre que el artículo original se cite correctamente."
2. Preprints como el comienzo del flujo de comunicación de la investigación: A partir de diciembre de 2020, las revistas SciELO Perú deben actualizar su política editorial para informar a los investigadores en las instrucciones a los autores que aceptan manuscritos previamente depositados en un servidor de preprints confiable. Este cambio implica que los artículos publicados por la revista ya no se considerarán inéditos, transformando la función principal de la revista en validar la investigación mediante la revisión por pares. En este contexto, la revisión por pares doble ciego ya no se aplicará, y el autor responsable de la presentación deberá informar si el manuscrito se depositó en un servidor de preprints, proporcionando el nombre y la URL del servidor. Opcionalmente, se puede incluir en el historial de fechas de procesamiento del artículo la fecha de presentación como preimpresión y se debe indicar si la revista incentiva a los autores a enviar preprints al recibir un manuscrito. Además, es necesario definir cuáles servidores de preprints son considerados confiables por la revista.
3. Cita y referencia de datos de investigación y otros contenidos: Antes o en paralelo con el envío de manuscritos, los autores deben poner a disposición el contenido subyacente, como datos de investigación, códigos de programas y otros materiales relevantes, en uno o más repositorios de datos, dependiendo del tipo de archivo y contenido. Los autores tienen la opción de mantener estos archivos cerrados hasta que el artículo sea aprobado y publicado, y pueden solicitar mantenerlos cerrados incluso después de la publicación, aunque la revista puede aceptar o rechazar tales solicitudes. Las revistas deben especificar en la sección de citas las instrucciones para la citación de estos archivos y materiales. Esta práctica mejora la gestión y el funcionamiento de la revista de las siguientes maneras: el autor responsable debe informar si el manuscrito cita datos, códigos de programa y otros materiales, proporcionando las URL respectivas; de lo contrario, debe justificar la ausencia de citaciones. Además, tanto las evaluaciones iniciales de los manuscritos como las revisiones realizadas por editores asociados y árbitros deben verificar la disponibilidad de estos materiales siguiendo la guía y el formulario de evaluación de la revista.
4. Transparencia y apertura progresiva de la revisión por pares: SciELO sugiere que las revistas implementen prácticas de apertura progresiva y que informen de estas en las instrucciones a los autores. En primer lugar, se recomienda incluir en el artículo aprobado el nombre del editor responsable de evaluar el manuscrito. Además, se debe ofrecer a los revisores y al autor corresponsal la posibilidad de abrir sus respectivas identidades para facilitar la comunicación directa entre ellos, siguiendo un protocolo preestablecido; SciELO aconseja utilizar el Formulario de Conformidad con la Ciencia Abierta, que debe ser enviado como un archivo complementario al manuscrito. Finalmente, se debe ofrecer a los revisores la opción de publicar sus opiniones en la revista como una comunicación identificada con DOI, la cual puede ser indizada y citada, ya sea con o sin identificación del revisor como autor.
5. Plan de divulgación científica: Las políticas y la gestión editorial deben incorporar planes operativos para el marketing y la divulgación científica, con el objetivo de maximizar la visibilidad de la investigación y fortalecer la relevancia cultural, social y económica de las revistas. Estos planes deben incluir varias acciones clave, como la gestión de comunicaciones dirigidas a investigadores, autores y lectores potenciales, así como a instituciones relacionadas, asegurando siempre el cumplimiento de la Ley de Protección de Datos Personales (LGDP) y su reglamentación. Además, las revistas deben publicar periódicamente comunicados de prensa sobre nuevas ediciones y artículos seleccionados, ya sea elaborados por el equipo editorial o por sus áreas de comunicación. Es obligatorio, desde 2020, utilizar redes sociales públicas para promover nuevas ediciones y artículos, y mantener una presencia activa en estas plataformas. También se debe fomentar la colaboración con investigadores para la difusión de sus artículos en redes sociales académicas como Academia.edu, Mendeley, ResearchGate, entre otras.
6. Interoperabilidad - resumen de condiciones metodológicas: Para maximizar la visibilidad y accesibilidad de los artículos y revistas dentro del flujo global de comunicación científica, es crucial adherirse a una serie de condiciones metodológicas que faciliten su recuperación, uso y citación. En la Colección SciELO Perú, estos artículos deben cumplir con los criterios establecidos para su indización, que incluyen el uso del SciELO Publishing Schema (SciELO PS) para marcar textos completos en XML según el estándar JATS, garantizando la interoperabilidad mediante una semántica precisa de los elementos del artículo. Además, deben ser publicados bajo la licencia CC-BY para el acceso abierto a los textos completos y la licencia CC0 para los metadatos, con un DOI asignado a cada artículo —con DOI separados para versiones multilingües— y ser indizados en índices globales como Crossref, Google Scholar, Dimensions y 1findr. La afiliación institucional de todos los autores debe estar completa y asociada con ORCID, y las contribuciones de los autores deben ser especificadas mediante CRedIT o sistemas equivalentes. Estas prácticas aseguran que los artículos no solo sean accesibles y recuperables, sino también adecuadamente acreditados y visibles en el ámbito científico global.

La responsabilidad del contenido de las revistas y artículos recae en los autores y editores, de conformidad con los acuerdos establecidos entre las partes. El Programa SciELO no asume ninguna responsabilidad legal relacionada con el contenido publicado por las revistas. Cualquier demanda recibida será transmitida al editor en jefe de la revista correspondiente.