Apoyo a la gestión editorial para revistas Ulima

Para gestionar con éxito una revista en línea, es importante tener en cuenta las necesidades de software, alojamiento e integración. En función del tiempo, las habilidades y los recursos disponibles, las revistas pueden elegir entre una variedad de opciones de software, desde el alojamiento propio (la solución más personalizada) hasta el uso de paquetes de software que permiten la creación de una revista en una infraestructura existente. Es importante destacar que la elección del software afecta las necesidades de integración, por lo que es necesario realizar una consideración cuidadosa.

Muchas revistas de acceso abierto funcionan con software de código abierto. Este software está disponible gratuitamente en línea y debe instalarse en un servidor adecuado para ejecutarse. Entre las principales soluciones para gestionar revistas de acceso abierto y el sistema de envío de artículos se incluyen Open Journal Systems (OJS), Kotahi y Janeway. Estas soluciones también pueden ayudar con la producción y la composición tipográfica: por ejemplo, Kotahi permite a sus usuarios exportar manuscritos en formato JATS XML, así como en PDF o HTML.

Se puede hacer una distinción entre el back-end y el front-end de los sitios web de las revistas. El back-end contiene todas las bases de datos e información relacionada con los artículos (y los envíos), mientras que el front-end se ocupa de la experiencia del lector y del autor con la revista (lo que la gente ve cuando navega por el sitio web o el portal de envíos). Open Journal Systems es un software de servicio completo que cubre tanto el back-end como el front-end, mientras que Kotahi se dedica únicamente al back-end y al manejo de los envíos.

Elegir el software adecuado para una revista en línea es fundamental, ya que migrar de uno a otro puede resultar complicado una vez que la revista haya comenzado a publicar números. Algunas revistas, como Journal for Open Source Software, optan por crear su propio software personalizado; esto solo se recomienda si se dispone de la combinación adecuada de recursos financieros y técnicos.

Las revistas también necesitan tomar decisiones apropiadas en términos de alojamiento e integraciones técnicas, ya que esto afecta las características del sitio web, así como su capacidad para comunicarse con otras infraestructuras de comunicación académica.

Alojamiento

Aunque el software para crear una revista de acceso abierto puede estar disponible de forma gratuita, es necesario ejecutarlo en una computadora (es decir, un servidor). Las revistas pueden optar por alojar el software por sí mismas utilizando proveedores de servidores como Amazon Web Services, Microsoft Azure o Google Cloud Platform. El alojamiento por sí mismo significa que las revistas son responsables de las actualizaciones del software y de otras tareas de mantenimiento para que la revista funcione sin problemas.

De lo contrario, existe la opción de comprar software alojado como servicio. En este caso, las revistas no necesitan involucrarse en el mantenimiento del servidor. Si se dispone de recursos financieros, pero se carece de recursos técnicos o de tiempo, el software alojado como servicio es una solución eficaz. El Open Journals System y Janeway ofrecen servicios de alojamiento de este tipo.

En ocasiones, el software y el alojamiento vienen en un paquete combinado. Esto significa que la capacidad de la revista para influir en las características técnicas es más limitada, pero la gestión del software es aún más agilizada. Un ejemplo de esta opción es PubPub , que permite la creación de revistas dentro de su sistema.

Integraciones

Las revistas deberán integrarse con otras infraestructuras técnicas, principalmente para intercambiar metadatos. Esto ayuda a incorporar las revistas en bases de datos públicas y maximizar su visibilidad. Las integraciones potenciales que la mayoría de las revistas deben considerar incluyen:

• Crossref o DataCite, para registrar DOI
• ORCID, para permitir que los autores inicien sesión más fácilmente
• Registro de organizaciones de investigación, que incluirá identificadores organizacionales

Las infraestructuras técnicas y las integraciones disponibles para cada revista pueden verse limitadas por la elección del software. Es fundamental identificar cuáles son las necesidades de cada revista antes de seleccionar el software: algunas opciones permiten complementos (por ejemplo, el Open Journal System) y pueden ser más adaptables a las necesidades de los usuarios y a los cambios futuros del panorama.

Las revistas, como cualquier otro sitio web, deben presentarse con un diseño atractivo y fácil de usar. El hecho de que la información y los artículos publicados sean fáciles de encontrar y comprender, accesibles y fáciles de usar influirá en si las personas leen la revista y consideran enviar artículos.

Descripción: El sitio web de una revista, llamado front-end, es el lugar donde los autores y los lectores establecen el primer contacto. Es importante asegurarse de que el sitio web esté cuidadosamente diseñado para transmitir un conjunto de mensajes seleccionados. Es importante destacar que las revistas pueden estar sujetas a requisitos institucionales (por ejemplo, si la revista está alojada en la institución) y es posible que deban cumplir con estándares externos o existentes.

Mapa del sitio

Los sitios web de las revistas deben proporcionar una gran cantidad de información, incluidos el alcance, los objetivos y el enfoque, las políticas editoriales, los artículos individuales y más. Es importante crear una estructura lógica para este contenido, de modo que sea fácil encontrar la información relevante.

La creación y el intercambio de ideas de un mapa del sitio en papel pueden ayudar a diseñar la barra de navegación del sitio web y a organizar la información. Por ejemplo, ¿cuáles son los diferentes elementos que desea que los lectores y los autores puedan encontrar de un vistazo? Puede resultar útil considerar la posibilidad de consultar publicaciones consolidadas en campos similares para facilitar este proceso.

Accesibilidad

La accesibilidad de un sitio web se define en los Estándares de Accesibilidad Web. Los estándares web se definen como A, AA o AAA, siendo este último el más accesible. Se recomienda apuntar siempre al estándar AA como mínimo, para garantizar que los sitios web de las revistas sean accesibles para diversos grupos de autores y lectores. Algunas áreas también tienen leyes sobre estándares mínimos de accesibilidad, por lo que debe verificar si esto se aplica a su caso.

Las prácticas básicas de accesibilidad incluyen:

• Uso de texto alternativo para las figuras
• Asegurarse de que la paleta de colores tenga suficiente contraste (sin texto negro sobre fondos oscuros)
• Incluir enlaces significativos en todo el sitio web
• No depender únicamente del color para transmitir información

Los principios de accesibilidad más genéricos también se aplican a los sitios web de las revistas, principalmente en lo que respecta a la facilidad con la que los usuarios previstos pueden comprender el contenido o los materiales presentados. Por ejemplo, se recomienda encarecidamente utilizar un lenguaje claro y evitar la jerga siempre que sea posible.

Experiencia de usuario

Al diseñar un sitio web, es fácil suponer lo que nuestros usuarios quieren y necesitan, en particular cuando el sitio web está siendo desarrollado por voluntarios no expertos. Por lo tanto, es importante contactar a los lectores y autores para probar los sitios web de las revistas, idealmente antes de su lanzamiento. Las sesiones de prueba de usuarios pueden incluir pruebas de árbol o ejercicios de clasificación de tarjetas, y a menudo es útil pedir a los evaluadores que verbalicen sus experiencias positivas y negativas en el uso del sitio web. Cuando se trata de las páginas que albergan artículos publicados, las revistas deben asegurarse de que toda la información clave sea fácil de encontrar (por ejemplo, pautas para autores, políticas editoriales). Esto incluiría al menos el título del artículo, los autores, las afiliaciones, un identificador persistente y una licencia. Además, las revistas deben asegurarse de que el tamaño de fuente, así como los encabezados, las figuras y las tablas, tengan el formato adecuado tanto en las versiones de escritorio como en las móviles del sitio web, para maximizar la legibilidad y minimizar las frustraciones del usuario final. También puede ser útil proporcionar botones de descarga, si corresponde, por ejemplo, para una versión en PDF del artículo, así como métricas del artículo. Estos suelen aparecer al costado del artículo, pero se recomienda consultar las revistas de campos relacionados para evaluar las posibles expectativas de los usuarios.

Los metadatos son datos que brindan información sobre otros datos. En el ámbito de las publicaciones académicas, los metadatos hacen referencia a información estructurada que describe los atributos de un artículo, incluidos su título, autores, fecha de publicación, derechos de autor y estado de la licencia, entre otros.

Los metadatos deben crearse siguiendo estándares apropiados y, por lo general, se depositan a través de Crossref (metadatos de artículos), DataCite (metadatos sobre otros objetos de investigación, como datos, software y más) o índices (metadatos de revistas). Las revistas tienen la responsabilidad de hacer que sus metadatos estén fácilmente disponibles, de modo que los lectores puedan descubrir cualquier contenido publicado a través de una amplia gama de métodos de búsqueda (DOAJ y OASPA, 2024).

Estándares de metadatos

Es importante proporcionar una estructura común para los metadatos, de modo que puedan leerse digitalmente y presentarse automáticamente a los usuarios. Las normas sobre metadatos promueven la interoperabilidad, ya que ayudan a garantizar que los registros sigan siendo precisos y coherentes.

El uso de estándares de metadatos también permite y promueve el desarrollo de servicios de indexación y descubrimiento, particularmente cuando se combina con identificadores persistentes para artículos (por ejemplo, identificadores de objetos digitales, enlaces permanentes), autores (ORCID) y organizaciones (por ejemplo, Research Organization Registry).

Algunos estándares de metadatos notables incluyen Dublin Core, Machine Readable Cataloging (MARC), Crossref y DataCite. Si bien JATS es principalmente un formato para almacenar el artículo completo (consulte Contenido estructurado), también se utiliza como formato de intercambio de metadatos entre editores y archivistas.

Las diferencias típicas entre los metadatos de los artículos y de las revistas se indican en la siguiente tabla.

Poner los metadatos de los artículos a disposición de los lectores y las plataformas de descubrimiento

Las revistas suelen tener metadatos claros que se muestran junto a los artículos individuales. Esto ayuda a los lectores a identificar el título del artículo, su autor(es), los datos de publicación y el identificador persistente, por ejemplo. Si la revista publica versiones JATS XML del artículo, esto se puede utilizar para proporcionar metadatos en un formato estructurado, lo que puede ser útil para la minería de texto y datos. Los metadatos también se pueden incrustar en documentos pdf, utilizando la Plataforma de metadatos extensible. La mayoría de los sistemas de publicación (por ejemplo, Open Journals System , Janeway) harán que los metadatos de Dublin Core estén disponibles en la página de resumen del artículo, de modo que puedan leerse mediante herramientas de referencia (por ejemplo, Zotero ), y proporcionarán un feed de Protocolo de Iniciativa de Acceso Abierto para la Recolección de Metadatos (OAI-PMH) para la recolección de metadatos (DOAJ y OASPA, 2024).

El contenido estructurado ha adquirido cada vez mayor importancia en la comunicación académica, ya que proporciona un formato estándar y legible por máquina para organizar e intercambiar información. El formato XML es ampliamente utilizado por los editores y se basa en la producción de artículos en los que cada elemento está cuidadosamente etiquetado según un vocabulario estándar.

El contenido estructurado es información o datos que se organizan de forma predecible. Existen varios formatos de contenido estructurado, los más destacados son XML (lenguaje de marcado extensible), JSON (notación de objetos JavaScript) y YAML (YAML no es un lenguaje de marcado).

XML se utiliza ampliamente en la publicación de libros y revistas académicas. Hace que el contenido académico sea independiente del diseño, más flexible y reutilizable para una variedad de formatos (por ejemplo, PDF, HTML, EPUB). También ofrece una mejor capacidad de búsqueda, accesibilidad y conservación, y permite la minería de texto. Los académicos de humanidades han utilizado tradicionalmente XML de TEI (Text Encoding Initiative), mientras que los editores utilizan cada vez más el estándar NISO JATS (Journal Article Tag Suite) y su extensión BITS (Book Interchange Tag Suite). XML se puede introducir en diferentes etapas del proceso de producción, con flujos de trabajo XML-first, XML-last y XML-middle.

Los editores comerciales suelen subcontratar la producción de XML o utilizar software especializado, lo que no siempre es una opción para las revistas de acceso abierto de pequeña escala con fondos limitados. Cabe destacar que Kotahi es una solución de código abierto que incluye funciones de exportación de XML JATS. Sin embargo, observamos que se requieren habilidades técnicas para su instalación.

XML en la producción de revistas

El formato XML utiliza etiquetas legibles por máquina. La característica más importante de las etiquetas XML es que el etiquetado es semántico: por ejemplo, el título de un artículo se etiquetará efectivamente como título, no solo como texto, como se hace normalmente en HTML. XML también puede cubrir otros metadatos, incluidos los autores, la información de financiación, la fecha de publicación y más.

La ventaja de un enfoque basado en XML es que, desde el momento del envío, los manuscritos se pueden etiquetar y editar en un formato estructurado, lo que reduce las frustraciones que pueden surgir al anotar diferentes versiones de documentos PDF o Word. Los documentos XML estructurados también son más fáciles de analizar mediante inteligencia artificial y herramientas de verificación automatizadas, con un potencial ahorro de tiempo en todo el flujo de trabajo de publicación.

Más adelante, cuando se publica un artículo, el uso de XML puede generar beneficios en términos de accesibilidad y capacidad de descubrimiento. Los documentos estructurados pueden ser fácilmente indexados por los motores de búsqueda y los investigadores pueden considerar su análisis automatizado. Los documentos estructurados también son adecuados para lectores de pantalla, lo que facilita su uso a personas ciegas, usuarios con visión parcial o con trastornos de lectura.

Desventajas de XML

El uso de XML es más complejo que la publicación "básica" en formato PDF o HTML, y una de sus principales desventajas es la curva de aprendizaje necesaria para implementarlo de manera efectiva. Este desafío afectará particularmente a las editoriales más pequeñas que no cuentan con recursos técnicos internos ni con el presupuesto para subcontratar la producción en XML. La otra desventaja de XML es que su aplicación requiere mucho tiempo, lo que puede desanimar aún más a las nuevas revistas. Como resultado, muchas editoriales pequeñas prefieren trabajar con formatos PDF o HTML. Si una revista decide adoptar este enfoque, es esencial hacer que los artículos sean lo más accesibles posible de acuerdo con el tiempo y los recursos disponibles.

Los identificadores persistentes se utilizan para identificar permanentemente los trabajos académicos, garantizar un acceso estable a ellos, reducir la ambigüedad cuando los títulos de los artículos pueden ser similares y superar los desafíos que surgen cuando las referencias son inexactas. Existe una variedad de identificadores persistentes diferentes, pero los identificadores de objetos digitales (DOI) son los más ampliamente adoptados en la comunicación académica.

A medida que la investigación pasó de ser predominantemente en papel a ser predominantemente digital, las formas en que se encuentran, citan y archivan los resultados han cambiado. Las búsquedas en Internet y los identificadores persistentes han reemplazado el requisito de referencias meticulosas a través de volúmenes, números y paginación de revistas.

Tipos de identificadores persistentes

Un identificador persistente es una referencia permanente y única a un recurso digital. Existe una variedad de identificadores persistentes, como los identificadores de objetos digitales (DOI), los números estándar internacionales de libros (ISBN), los números estándar internacionales de publicaciones periódicas (ISSN), los identificadores de acceso , las claves de recursos de archivo (ARK) y los localizadores uniformes de recursos persistentes (PURL). Cada uno de ellos cubre un tipo diferente de recurso digital, y el identificador de objeto digital es el más utilizado para identificar artículos individuales y otros objetos de investigación (por ejemplo, datos de investigación).

Otros tipos de identificadores persistentes también pueden ser útiles:

• ORCID se utiliza para identificar autores de forma única y superar desafíos como la ambigüedad de los autores por nombres duplicados, cambios de nombre por matrimonio o cambios de institución de los autores.
• ROR se utiliza para identificar instituciones y organizaciones.
• Los DOI de subvención se utilizan para realizar un seguimiento de los resultados relacionados con la investigación apoyada por una subvención.
• Los identificadores de actividad de investigación (RAiD) se utilizan para identificar proyectos de investigación, sus miembros y las herramientas que se utilizan. 

El papel de los identificadores de objetos digitales

El identificador de objetos digitales es un sistema desarrollado por la Fundación Internacional DOI para identificar y vincular contenido digital. Los identificadores de objetos digitales son utilizados por organizaciones como editoriales y bibliotecas para permitir el acceso persistente a contenido digital, superando los desafíos asociados con los enlaces que pueden cambiar o romperse con el tiempo. El desarrollo y uso de identificadores de objetos digitales ha facilitado el acceso y la cita de investigaciones digitales, así como la conservación de artículos y el seguimiento de citas.

Existen varias agencias de registro de identificadores de objetos digitales. Las agencias de registro facilitan el registro de identificadores de objetos digitales, el depósito de metadatos y la información de citas. Las agencias de registro también garantizan que los editores cumplan con los estándares de la industria (por ejemplo, la preservación digital) y que sus identificadores de objetos digitales sigan funcionando correctamente. La mayoría de las agencias cobran una cuota de membresía por año y luego cobran por cada identificador de objeto digital depositado. Algunos ejemplos de agencias de registro incluyen:

• Crossref, una agencia de membresía sin fines de lucro
• DataCite, una agencia sin fines de lucro que proporciona el registro de objetos digitales I para datos de investigación
• mEDRA, es la Agencia Europea de Registro multilingüe
• ISTIC, es una agencia de registro DOI china
• Japan Link Center es una agencia de registro DOI japonesa

¿Cómo se estructuran los DOI?

Los identificadores de objetos digitales se componen de dos secciones, un prefijo y un sufijo, que se separan mediante una barra diagonal. No distinguen entre mayúsculas y minúsculas y pueden estar formados por cualquier carácter Unicode, aunque las agencias pueden limitar los caracteres que permiten. El prefijo identifica una organización, en nuestro caso de uso, normalmente una editorial, y el sufijo identifica el artículo. Las distintas agencias de registro de identificadores de objetos digitales establecen cómo debe formatearse el sufijo. Al hacer clic en un enlace DOI, los usuarios son redirigidos a una URL elegida en el sitio web de la editorial. Aunque esta URL puede variar con el tiempo, se espera que el DOI mantenga su conexión con el contenido de destino (es decir, el artículo).